Documenten worden liefst als pdf opgeslagen en ingevoegd. Word documenten (.doc of .docx) kunnen simpel naar een pdf worden omgezet, zie hieronder. Emails in html opmaak vergen wat extra handelingen. Zie onderaan.
Benodigde tijd: 10 minuten.
- Download het document op de eigen computer.
Zorg dat het op een bekende plek terecht komt, bijvoorbeeld het bureaublad (desktop) .
- Creëer een pdf
Als het document een pdf is, ga dan naar de volgende stap. Als het een .doc, .docx, .odt, of .rtf bestand is, open het, pas eventueel de tekst aan en sla het op als .pdf. Zorg dat oorsprong en doel van het document uit titel en inhoud duidelijk is. Het moet op zichzelf staand te gebruiken zijn, los van de webpagina die ernaar gaat verwijzen. Verwijder overbodige informatie.
- Pas documentnaam aan (optioneel)
Geef het document een herkenbare naam, zowel geschikt voor de eigen administratie als voor een gebruiker van de website die het later naar de eigen computer downloadt.
- Upload het document
Er zijn vele manieren. Eenvoudig kan dit door tijdelijk een nieuw blok te genereren. Dit kan door op een + te klikken, of in een bestaand blok op de drie puntje rechts boven te klikken en naar invoegen na te gaan. Kies vervolgens het blok Bestand onder Algemene blokken. Klik Uploaden, selecteer het document. Klik open en vervolgens URL kopiëren.
- Creëer de hyperlink
Selecteer de kandidaat hyperlink (het tekstgedeelte dat naar het document moet verwijzen) en klik het linksymbool
in de editor. Kopieer (plak) de URL in het betreffende veld. Klik daarna In een nieuw tabblad openen en klik op de verzend pijl. - Verwijder het upload blok
Het in stap 4 gemaakte blok kan worden verwijderd. Het is ook mogelijk dit blok te benutten voor de link i.p.v. stap 4. Tekst moet dan worden aangepast.
Het oorspronkelijk document bevindt en de pdf bevinden zich nog op de eigen computer. Gooi ze weg of berg ze op in een met de website samenhangende folder. De hyperlink verwijst naar een plek op de computer van de website. Vaak zijn documenten slechts tijdelijk relevant en kunnen na enige tijd beter vernietigd worden. Kijk bij Bestand beheer hoe dit te doen.